7 DOSA BESAR PENGGUNAAN POWER POINT

Dosa besar 1 : menyampaikan poin-poin tanpa cerita

Anda tidak perlu melakukan presentasi bila anda hanya sekedar menyampaikan poin-poin. Anda tinggal membuat materinya saja, lalu membuat poin-poin dalam slide Power Point anda. Atau bisa juga, anda meminta orang lain membuat slide presentasi dari materi yang sudah anda tentukan. Kalau sudah seperti itu, siapapun bisa mempresentasikannya. Dan semua orang akan bisa melakukannya.

Menyampaikan inti pesan secara runtut/berurut menggunakan poin-poin memang penting. Dan di sanalah letak pentingnya penggunaan rasio dalam melakukan presentasi. Tapi, itu bisa berarti hanya berkisah pribadi. Bisa jadi tidak berorientasi ke penyampaian pesan, atau kepada hadirin. Tapi pastinya, melakukan presentasi tanpa cerita berarti tidak melibatkan emosi hadirin.

Jika ingin menciptakan presentasi yang menggugah emosi, susunlah kerangka presentasi Anda dalam bentuk cerita. Gunakan storyline, bukan outline. Dan belajarlah dari fomula Hollywood : awali dengan pengenalan tokoh utama, beri tantangan kepada tokoh ini, dan lanjutkan dengan kemenangan sang tokoh utama. Kemudian tutup dengan ajakan bertindak.

Dosa besar 2 : mencetak rangkaian slide presentasi sebagai handout

Handout (lembaran yang dibagikan kepada hadirin) berupa visual akan membantu pembicara untuk menjelaskan pesannya. Tanpa pembicara, hadirin harus berusaha ekstra keras dalam mencerna (atau bahkan menebak-nebak) pesan yang ingin disampaikan oleh rangkaian slide tersebut. Sementara handout yang berbentuk dokumen teks disusun untuk dibaca dan dipahami tanpa ada pembicara.

Handout terbagi 3 macam fungsi. Pertama, yang dibagikan sebelum presentasi dimulai. Umumnya digunakan untuk diskusi bersama atau presentasi yang menuntut agar para pesertanya sudah mengetahui beberapa hal terlebih dahulu.Kedua, yang dibaca saat presentasi. Semua foto, gambar, diagram ada di handout. Berbagai data ini akan mendukung pembicara, yang meminta kepada hadirin untuk melihat data yang tepat di saat yang tepat. Ketiga, yang dibaca setelah presentasi. Tujuannya menyediakan referensi lengkap tentang topic presentasi, dan panduan tindak lanjut bagi hadirin setelah presentasi. Peserta perlu diberitahu bahwa aka nada handout setelah presentasi, untuk menghindari peserta yang mencatat dan tidak memperhatikan presentasi.

Dosa besar 3 : membosankan

Presentasi yang membosankan dating dari pembicara yang merasa bahwa,”selama ini presentasi saya toh oke-oke saja”. Atau datang dari pembicara yang merasa kemampuannya hanya sedemikian saja. Padahal, setiap orang pasti akan bisa menyajikan sesuatu dengan cara yang menarik, asalkan mau membuka pikiran dan mencoba.

Anda dapat menggunakan foto yang sesuai untuk melibatkan emosi hadirin. Untuk melakukan itu, anda tidak harus jadi fotografer maupun desainer professional yang mengambil foto dan mengolahnya sendiri. Tapi berpikirlah seperti pembuat iklan : sampaikan pesan anda secara kuat dan menarik dalam waktu seseingkat-singkatnya. Kemudian, gunakan animasi untuk menghasilkan pewaktuan yang tepat bagi pesan kita. Libatkan hadirin dalam presentasi, mulail dari partisipasi kecil-kecilan sebelum meningkatkannya sedikit-demi sedikit.

Dosa besar 4 : mengaburkan informasi penting

Sebaiknya anda tidak menggunakan fungsi bullet dalam menyampaikan informasi dengan Power Point. Karena, slide yang penuh dengan bullet akan memberikan herarki pada pesan yang anda sampaikan. Bila sudah seperti ini, hadirin akan kesulitan membedakan informasi mana yang penting dengan informasi yang lebih penting. Lebih lanjut, slide penuh bullet adalah sumber informasi yang buruk bagi manajemen, dalam mengambil keputusan.

Gunakan Power Point untuk menyampaikan pesan visual sederhana kepada banyak orang. Untuk penyampaian informasi detail yang panjang, gunakanlah teknik yang sesuai, jangan teknik presentasi. Laporan teknis yang sedemikian detail, seharusnya dibuat dalam dokumen tertulis. Termasuk laporan keuangan.

Kenali hadirin anda sebelum mempersiapkan materi presentasi. Karena latar belakang akademis, umur, dan nilai-nilai budaya juga akan mempengaruhi apa yang akan mereka pahami atau tidak, juga memberikan informasi pada anda : batas apa yang mereka dapat terima atau tidak.

Dosa besar 5 : menyulitkan pembacaan

Setelah informasi penting berhasil kita susun dalam slide presentasi, pastikan hadirin anda tidak kesulitan dalam menangkap maksudnya. Cobalah untuk hadir di ruang presentasi dan duduk di barisan hadirin. Apakah hadirin bisa membaca/melihat slide anda dengan jelas? Apakah ruang presentasi terlalu terang atau terlalu gelap sehingga menyulitkan hadirin anda membaca slide?

Sesuaikan orientasi dan penerangan ruangan agar presentasi kita terlihat jelas bahkan dari barisan paling belakang. Pisahkan satu slide yang penuh teks/diagram menjadi beberapa slide dengan tulisan/diagram yang jauh lebih jelas terbaca. Lebih ekstrem lagi, anda dapat menghindari penggunaan teks sama sekali. Karena slide adalah media visual, gunakanlah untuk menyampaikan pesan secara visual. Anda juga dapat menggunakan template yang minimalis untuk memperkuat ruang berkreasi. Gunakanlah fungsi Custom Animationdan WordArt hanya untuk mendukung pesan anda. Selalu uji dahulu tayangan presentasi kita di ruangan yang akan kita gunakan, minimal sehari sebelumnya. Sebab, tampilan di monitor computer akan selalu berbeda dengan di layar presentasi.

Dosa besar 6 : mengukur lama presentasi berdasarkan jumlah slide

Panitia acara sudah menganggarkan waktu bagi anda untuk melakukan presentasi. Mereka sudah menentukannya. Mereka membagi waktu, tempat dan kesempatan presentasi kepada semua pembicara yang mereka undang. Mereka sudah menyediakan waktu. Tapi, masa’ iya,  lamanya kita akan mengkomunikasikan ide kita, ditentukan oleh jumlah slide dalam presentasi kita?

Ubah pola pikir kita : yang penting adalah menyampaikan pesan dalam batas waktu tertentu, bukan dalam jumlah slide tertentu. Ubah sudut pandang kita juga : cara menyampaikan pesan itu bermacam-macam, bisa dilihat dari “waktu tempuh” slide yang berbeda-beda.

Dosa besar 7 : berlindung di balik kontak mata

Keenam dosa besar yang sudah disebutkan sebelumnya, akan mengarahkan anda pada dosa besar terakhir : dosa besar ketujuh. Anda dinyatakan berdosa kepada para hadirin sejak anda menghindarkan kontak mata anda dengan hadirin. Jangan menggunakan alat bantu dalam presentasi, bila itu justru mengurangi esensi anda dalam melakukan presentasi.

Sadarilah bahwa menggunakan komputer dan Power Point pun adalah pilihan. Anda bisa mematikan komputer anda, mendekati hadirin, dan mengajak mereka berdiskusi. Itu juga presentasi. Latihlah menjalin kontak mata dan berpindah posisi agar menjadi bagian alamiah dari gaya berpresentasi kita. Optimalkan tanya jawab. Karena tanya jawab adalah gerbang utama kita menjawab berbagai keraguan dan keingintahuan hadirin. Siapkan rencana cadangan dan komentar untuk situasi yang tidak terduga.

Demikian artikel tentang "7 Dosa Besar Penggunaan Power Point" .semoga bermanfaat :)

Terimakasih :)